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Instrucciones digitales de máquinas: qué exige el artículo 10.7 del Reglamento 2023/1230
Qué permite el artículo 10.7 del Reglamento (UE) 2023/1230, qué condiciones tienes que cumplir para dar el manual de tus máquinas en digital y cuándo sigue haciendo falta el papel. Cada punto enlaza al texto oficial.
Respuesta corta
Sí, el manual de una máquina puede ser solo digital. Desde el 20 de enero de 2027, el artículo 10.7 del Reglamento (UE) 2023/1230 permite dar las instrucciones de uso en formato digital. A cambio, el fabricante debe indicar en la máquina cómo acceder a ellas, ofrecerlas en un formato que se pueda descargar e imprimir, mantenerlas en línea durante la vida útil prevista y al menos diez años, y darlas en papel gratis si el usuario lo pide al comprar. Si pueden usar la máquina no profesionales, la información de seguridad esencial va además en papel.
Qué permite el art. 10.7
El artículo 10.7 mantiene la obligación de siempre: la máquina debe ir acompañada de las instrucciones de uso y de la información del anexo III, y esas instrucciones deben describir claramente el modelo al que corresponden. La novedad frente a la Directiva 2006/42/CE cabe en una frase: «Las instrucciones podrán proporcionarse en formato digital».
Es una opción, no una obligación: puedes seguir entregando el manual impreso. Y no rebaja el contenido: un manual digital tiene que incluir lo mismo que uno en papel (anexo III, apartado 1.7.4.2).
Los fabricantes se asegurarán de que las máquinas o los productos relacionados vayan acompañados de las instrucciones de uso y la información especificadas en el anexo III. Las instrucciones podrán proporcionarse en formato digital. Dichas instrucciones e información describirán claramente el modelo de producto al que corresponden.
Las tres condiciones para dar las instrucciones en digital
Si eliges el formato digital, el artículo 10.7 obliga al fabricante a cumplir tres condiciones, letras a) a c):
Art. 10.7 a)Nuevo
Indicar en la máquina cómo acceder a ellas
En la propia máquina y, solo si no es posible, en el embalaje o en un documento adjunto. El Reglamento no impone un medio concreto: lo habitual es un código QR con una dirección web corta en la placa de características.
Texto oficial
a) indicará en la máquina o producto relacionado o, cuando esto no sea posible, en su embalaje o en un documento adjunto, la manera de acceder a las instrucciones digitales;
Art. 10.7 b)Nuevo
Que se puedan imprimir, descargar y guardar
El usuario debe poder imprimirlas, descargarlas y guardarlas en un dispositivo para consultarlas en todo momento, en particular durante una avería. Se aplica también a las instrucciones integradas en el software de la máquina. Una web que solo se lee en línea no basta.
Texto oficial
b) las ofrecerá en un formato que permita al usuario imprimir y descargar las instrucciones de uso y guardarlas en un dispositivo electrónico para que pueda acceder a ellas en todo momento, en particular durante una avería de la máquina o producto relacionado; este requisito también se aplicará cuando las instrucciones de uso estén integradas en el software de la máquina o el producto relacionado;
Art. 10.7 c)Nuevo
En línea durante la vida útil y al menos diez años
Deben estar accesibles durante la vida útil prevista de la máquina y durante al menos diez años después de su introducción en el mercado. Hay que cumplir los dos plazos, así que en la práctica manda el más largo: si la vida útil prevista es de 20 años, son 20.
Texto oficial
c) hará que estén accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina o el producto relacionado y durante al menos diez años después de la introducción en el mercado de la máquina o el producto relacionado.
¿Tu manual ya está preparado para ir en digital? El diagnóstico gratuito revisa estas condiciones y los otros requisitos del checklist (109 en total), con la página exacta.
Diagnosticar mi manual gratisCuándo sigue haciendo falta el papel
Pasar a digital no elimina del todo el papel. El artículo 10.7 prevé dos casos:
Art. 10.7, párrafo terceroNuevo
Copia en papel gratuita si el usuario la pide al comprar
Si el usuario lo solicita en el momento de la compra, el fabricante debe entregarle las instrucciones en papel, gratis y en un plazo máximo de un mes. Conviene tener el procedimiento listo antes de vender: dónde se pide, quién imprime y quién envía.
Texto oficial
No obstante, de solicitarlo el usuario en el momento de la compra, el fabricante proporcionará gratuitamente las instrucciones de uso en formato papel en un plazo máximo de un mes.
Art. 10.7, párrafo cuartoNuevo
Información de seguridad esencial en papel si pueden usarla no profesionales
Si la máquina está destinada a usuarios no profesionales, o estos pueden usarla en condiciones razonablemente previsibles aunque no esté destinada a ellos, la información de seguridad esencial para la puesta en servicio y el uso seguro debe entregarse en papel. El resto de las instrucciones puede seguir siendo digital.
Texto oficial
En el caso de una máquina o producto relacionado destinado a usuarios no profesionales o que, en condiciones razonablemente previsibles, puedan ser utilizados por usuarios no profesionales, aunque no estén destinados a ellos, el fabricante proporcionará, en formato papel, la información de seguridad esencial para la puesta en servicio de la máquina o el producto relacionado y su uso de manera segura.
| Documento | ¿Solo digital? | Condición | Base |
|---|---|---|---|
| Instrucciones de uso (contenido del anexo III) | ¿Solo digital? Sí | Acceso indicado en la máquina; descargables e imprimibles; en línea durante la vida útil y al menos 10 años; papel gratis si se pide al comprar. | Art. 10.7 |
| Información de seguridad esencial (máquinas que pueden usar no profesionales) | ¿Solo digital? No | En papel, para la puesta en servicio y el uso seguro. | Art. 10.7, párrafo cuarto |
| Declaración UE de conformidad | ¿Solo digital? Sí | Dirección de internet o código legible por máquina indicados en las instrucciones; en línea durante la vida útil y al menos 10 años. | Art. 10.8 y 1.7.4.2 c) |
La declaración UE de conformidad también puede ser digital
El artículo 10.8 aplica la misma lógica a la declaración UE de conformidad, y el anexo III lo traslada al contenido del manual:
Art. 10.8Modificado
Declaración por enlace o código
La máquina puede ir acompañada de la declaración UE de conformidad o, como alternativa, las instrucciones pueden indicar la dirección de internet o el código legible por máquina donde consultarla. La versión digital debe estar en línea durante la vida útil prevista y, en todo caso, al menos diez años desde la introducción en el mercado o la puesta en servicio.
Texto oficial
Los fabricantes se asegurarán de que la máquina o el producto relacionado vaya acompañado de la declaración UE de conformidad indicada en el anexo V, parte A, o, alternativamente, los fabricantes proporcionarán la dirección de internet o el código legible por máquina en que se pueda acceder a dicha declaración UE de conformidad en las instrucciones de uso y la información contempladas en el anexo III. Las declaraciones UE de conformidad digitales estarán accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina o el producto relacionado y, en cualquier caso, durante al menos diez años después de la introducción en el mercado o la puesta en servicio de la máquina o el producto relacionado.
1.7.4.2 c)Modificado
Qué debe decir el manual
El contenido de las instrucciones incluye la declaración UE de conformidad o la dirección de internet o el código donde se puede consultar. Ya no se habla de «declaración CE».
Texto oficial
la declaración UE de conformidad, o la dirección de internet o el código legible por máquina en que se pueda acceder a la declaración UE de conformidad, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 10, apartado 8;
En qué idioma deben estar las instrucciones digitales
Art. 10.7, último párrafoSin cambios
Lengua fácilmente comprensible para el usuario
Las instrucciones de uso, la información de seguridad y la información del anexo III deben estar en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, según determine cada Estado miembro, y ser claras, comprensibles y legibles. El formato digital no cambia esta regla.
Texto oficial
Las instrucciones de uso, la información de seguridad y la información que figura en el anexo III se proporcionarán en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, tal como determine el Estado miembro de que se trate, y deberán ser claras, comprensibles y legibles.
1.7.4Modificado
Excepción: mantenimiento por personal especializado
Las instrucciones de mantenimiento destinadas al personal especializado habilitado por el fabricante o su representante autorizado pueden darse en una sola lengua oficial de la UE que ese personal comprenda.
Texto oficial
Además de las obligaciones establecidas en el artículo 10, apartado 7, las instrucciones de uso se redactarán tal como se establece a continuación: Como excepción a lo dispuesto en el artículo 10, apartado 7, las instrucciones para el mantenimiento destinadas al personal especializado habilitado por el fabricante o su representante autorizado podrán ser suministradas en una sola de las lenguas oficiales de la Unión que comprenda dicho personal especializado.
Checklist: qué necesitas para pasar a instrucciones digitales
Decide modelo a modelo
Comprueba si cada máquina puede acabar en manos de un usuario no profesional. Si es así, prepara la hoja de seguridad esencial en papel.
Una dirección estable y su QR en la máquina
En la placa o en una etiqueta. El embalaje o un documento adjunto, solo si no cabe en la máquina.
Un PDF descargable e imprimible
De cada versión y de cada idioma, también si las instrucciones van integradas en el software.
Alojamiento para toda la vida útil y al menos diez años
Que no dependa de un rediseño de la web corporativa ni de un proveedor concreto.
Procedimiento de copia en papel
Un canal para pedirla al comprar y un responsable que la imprima y la envíe gratis en menos de un mes.
Los idiomas de cada país de destino
Cada versión lingüística, con las mismas condiciones de acceso, descarga y disponibilidad.
Declaración UE de conformidad
En papel o con su enlace o QR indicado en las instrucciones, en línea el mismo tiempo.
El modelo, claramente identificado
Cada manual describe el modelo al que corresponde. Conserva las versiones anteriores para que cada máquina vendida siga teniendo las suyas.
Errores frecuentes al pasar a digital
Poner el acceso solo dentro del manual
Si la dirección de las instrucciones solo figura en el propio manual, el usuario no llega a ellas. La letra a) pide indicarla en la máquina; el embalaje o un documento adjunto, solo cuando eso no sea posible.
Una web que solo se lee en línea
Sin descarga, impresión y copia en un dispositivo no se cumple la letra b). En una avería, a pie de máquina y sin cobertura, el usuario tiene que poder abrir su copia guardada.
Enlazar a una página de la web corporativa
Un rediseño, un cambio de dominio o de proveedor rompe el enlace del QR y deja la máquina sin instrucciones mucho antes de que acabe el plazo de la letra c).
Olvidar a los usuarios no profesionales
Basta con que un no profesional pueda usar la máquina en condiciones razonablemente previsibles, aunque no vaya destinada a él, para que la información de seguridad esencial tenga que ir en papel.
No prever la copia en papel
La petición llega en el momento de la compra y hay un mes para entregarla gratis. Sin un procedimiento, se incumple con facilidad.
Que el QR abra siempre la última versión
El usuario de una máquina antigua puede encontrarse con unas instrucciones que ya no describen su modelo. Conserva cada versión e indica a qué modelo o número de serie corresponde.
Cómo lo resuelve el Portal de instrucciones de Manualia
Si no quieres montar y mantener todo esto por tu cuenta, el Portal de instrucciones publica tus instrucciones digitales con acceso por QR:
- Una página por modelo, con su código QR y todas sus versiones e idiomas.
- Descarga en PDF de cada versión, para guardarla e imprimirla.
- Solicitudes de copia en papel: te llegan por email y el envío lo haces tú.
- En el plan Pro, un QR por número de serie: cada unidad abre la versión del manual con la que se vendió.
Básico
79 € / mes + IVA
Hasta 10 modelos, QR por modelo, historial de versiones y descarga en PDF.
Pro
199 € / mes + IVA
Modelos ilimitados, QR por número de serie y estadísticas de consultas.
Sin permanencia. Sobre el plazo de la letra c): el Portal mantiene tus instrucciones en línea mientras la suscripción está activa. Además, cuando quieras te entregamos una copia completa (HTML y PDF) para alojarla en tu propio dominio, para que puedas cumplir la obligación de vida útil y al menos diez años aunque dejes el Portal.
Preguntas frecuentes
¿Se puede entregar el manual de una máquina solo en formato digital?
Sí. El artículo 10.7 del Reglamento (UE) 2023/1230, que se aplica desde el 20 de enero de 2027, permite dar las instrucciones de uso en formato digital. Hay que indicar en la máquina cómo acceder a ellas, ofrecerlas en un formato que se pueda imprimir, descargar y guardar, y mantenerlas en línea durante la vida útil prevista y al menos diez años.
¿Es obligatorio poner un código QR en la máquina?
No literalmente. El artículo 10.7, letra a), exige indicar en la máquina (o, si no es posible, en el embalaje o en un documento adjunto) la manera de acceder a las instrucciones digitales. Un código QR con una dirección web corta en la placa de características es la forma más habitual de hacerlo.
¿Cuánto tiempo deben estar disponibles en línea las instrucciones digitales?
Durante la vida útil prevista de la máquina y durante al menos diez años después de su introducción en el mercado (artículo 10.7, letra c). Hay que cumplir los dos plazos, así que en la práctica rige el más largo.
¿Qué pasa si un cliente pide el manual en papel?
Si el usuario lo solicita en el momento de la compra, el fabricante debe entregarle las instrucciones de uso en papel, de forma gratuita y en un plazo máximo de un mes.
¿Hay máquinas que siempre necesitan instrucciones en papel?
Sí, en parte. Si la máquina está destinada a usuarios no profesionales, o estos pueden usarla en condiciones razonablemente previsibles, la información de seguridad esencial para la puesta en servicio y el uso seguro debe entregarse en papel. El resto de las instrucciones puede ser digital.
¿La declaración UE de conformidad también puede ser digital?
Sí. El artículo 10.8 permite indicar en las instrucciones la dirección de internet o el código legible por máquina donde consultar la declaración UE de conformidad. La declaración digital debe estar en línea durante la vida útil prevista y al menos diez años.
¿Vale un manual integrado en la pantalla o el software de la máquina?
Solo si además se puede imprimir, descargar y guardar en un dispositivo electrónico. La letra b) del artículo 10.7 se aplica también a las instrucciones integradas en el software de la máquina.
Fuentes oficiales
- Reglamento (UE) 2023/1230, DOUE L 165 de 29.6.2023 (BOE)
- Texto consolidado en EUR-Lex
- Guía del Reglamento de Máquinas 2023/1230: qué cambia y qué hacer antes del 20 de enero de 2027
Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Los textos oficiales proceden del Reglamento (UE) 2023/1230; las explicaciones son nuestras.